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Organizzare un congresso: le basi

Chi lavora nel mondo della comunicazione o come organizzatore di eventi sa che strutturare e promuovere una grande conferenza oppure un congresso è un tipo di appuntamento che può far tremare i polsi anche del più stagionato dei professionisti.

Chi, d'altra parte, non ha mai affrontato la gestione di un avvenimento simile potrebbe essere confuso dalla mole di step da affrontare.

Questo sito nasce per rivolgersi a entrambe queste macrocategorie di professionisti, raccogliendo consigli utili per veterani e non in un'agile guida da consultare in ogni momento.

Intelligence

È la prima fase di ogni lavoro di organizzazione: quello della ricerca di informazioni. La sede congressuale ricercata è libera nelle date desiderate? Il periodo dell'anno che interessa è lo stesso di altri eventi nel medesimo settore? È facile arrivare nella città dove si svolge l'evento? Ci sono hotel disponibili per i partecipanti?

Tutte domande per le quali bisogna trovare una risposta concreta.

I costi

Sponsor e media partner aiuteranno a tenere il budget sotto controllo e, nel caso, anche a guadagnare dall'organizzazione dell'evento.

I partecipanti

Pubblico e relatori andranno cercati con anticipo, per evitare che soprattutto i secondi diano forfait per sopravvenuti impegni. A seconda del soggetto trattato, gli invitati possono essere trovati nelle università, nelle grandi aziende, nei think tank.

Informazione

Non si possono trascurare la stampa e i social media, che saranno di grande aiuto nel far circolare la data della conferenza e il suo contenuto: prevedere di investire in un'agenzia di comunicazione e nella pubblicità per promuovere il programma è cruciale.

Queste sono le basi per l'organizzazione di una manifestazione di questo tipo: il sito verrà aggiornato costantemente con nuovi spunti di riflessione e idee sull'argomento.